آشنایی با شغل مدیر عملیاتی
شرکت‌ها و سازمان‌های موفق به منظور سازماندهی هرچه بهتر امور، سطوح مختلفی برای مدیریت در نظر می‌گیرند. اگر سطوح مدیریت را به یک هرم تشبیه کنیم؛ در نوک هرم مدیران ارشد قرار دارند. سطح دوم به مدیران میانی اختصاص دارد و اساسی‌ترین بخش هرم که حیطه‌ی کنترل وسیعی در اختیار دارد، جایگاه مدیر عملیاتی است.
در ادامه توضیحاتی درباره‌ی نقش و وظایف مدیر عملیاتی در سازمان، مهارت‌های مورد نیاز برای احراز این جایگاه، عنوان خواهد شد و خواهید فهمید که مدیر عملیاتی کیست.
عملیات چیست؟
هر سازمان به منزله‌ی یک سیستم پویاست. این سیستم دارای ورودی‌ها و خروجی‌هایی است. فرآیندی که منابع ورودی را به خروجی مطلوب تبدیل می‌کند، عملیات نام دارد. لازم به ذکر است که خروجی سیستم لزوما شئ فیزیکی و ملموس نیست، بلکه ماهیت آن بسته به اهداف سازمان تعیین می‌شود. به طور مثال در کارخانجات، خروجی می‌تواند یک کالا و یا محصول باشد در صورتی که ممکن است در سازمان‌های بازرگانی و خدماتی، پای کالای فیزیکی در میان نباشد و ارائه خدمت به نحوی خروجی عملیات سازمانی به شمار آید.
سنجش منابع ورودی، نظارت بر چرخه‌ی پردازش و سپس کنترل خروجی‌های سیستم برعهده‌ی شخصی به نام مدیر عملیاتی است.
مدیر عملیاتی کیست ؟
در هر سازمانی مدیر ارشد موظف به تعیین اهداف و چشم اندازهاست. حال دستیابی به این اهداف نیازمند برنامه‌ریزی و تعیین استراتژی راهبردی است. Chief Operating Officer که به اختصار COO خوانده می‌شود، مسئول مدیریت و نظارت بر عملیات سازمان و همچنین تعیین کننده‌ی مسیر دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است. پست مدیریت عملیات در سازمان، جایگاه خطیری است؛ جرا که فرد در این جایگاه می‌بایست علاوه بر نظارت بر حسن اجرای فرآیندها، با نگاهی عیب‌جویانه کاستی‌ها و خلاء‌های موجود را شناسایی کرده و در پی به حداقل رساندن هدر رفت‌ها باشد.
به عبارت دیگر می‌توان گفت مدیر عملیاتی، نیروی محرکه‌ی یک سازمان به شمار می‌آید. چرا که مدیریت ارشد سازمان بدون حضور او قادر به پیاده‌سازی برنامه‌های روی کاغذ نیست.
مدیر عملیاتی سازمان
وظایف مدیر عملیاتی در سازمان
مدیر عملیات نقش کلیدی و پر استرسی در سازمان برعهده دارد. او همواره می‌بایست در میدان عمل باشد و خواسته یا ناخواسته در تمامی فرآیندهای سازمان اعم از ارتباط با مشتریان، ذینفعان و نمایندگی‌ها و … شرکت داده می‌شود. تا زمانی که اوضاع طبق روال عادی خود در جریان باشد، کمتر کسی متوجه اقدامات موثر مدیر عملیاتی خواهد شد اما به محض اینکه شرایط نامطلوب و غیر عادی گردد، مقصر اصلی، فرد ناظر بر فرآیندهای عملیات (COO) شناخته می‌شود.
گستردگی حیطه‌ی اختیارات یک مدیر عملیات به تبع سبب تعدد مسئولیت‌های او می‌شود. نتیجه‌ی تعدد مسئولیت نیز بالا رفتن سطح انتظارات مدیر ارشد و کارمندان از این جایگاه شغلی خواهد بود. یک مدیر عملیات به منظور کنترل سطح انتظارات، می‌بایست به طور کامل با وظایف خود آشنا باشد تا از بروز هرگونه تعارض در سازمان جلوگیری شود.
در ادامه به 10 مورد از وظایف یک مدیر عملیات به اختصار اشاره خواهد شد.
- بررسی صورت‌های مالی و گزارش‌های فروش به منظور سنجش بهره‌وری و تعیین میزان دستیابی به اهداف
- نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان، تقسیم کار و ایجاد هماهنگی بین آن‌ها
- ایجاد هماهنگی بین فعالیت دپارتمان‌هایی که به صورت مستقیم با یکدیگر در ارتباط اند مثل واحد بازاریابی، تولید و فروش
- برآورد میزان بودجه مورد نیاز برای انجام هر فعالیت و ارائه مشاوره به مدیر ارشد جهت تخصیص بودجه
- برنامه‌ریزی و تعیین مدت زمان انجام هر پروژه
- نظارت بر روند کاری جهت تطبیق با دستور عمل‌ها و استانداردها
- برقراری رابطه تعاملی و دوستانه با کارمندان جهت یافتن نواقص موجود از دیدگاه آن‌ها
- تیم‌سازی و الویت بندی وظایف اعضای تیم برای انجام هر پروژه
- ارائه گزارش پیشرفت کار به ذینفعان
- نظارت بر بودجه سرمایه‌گذاران برای اطمینان از به انجام رسیدن تعهدات صورت گرفته
تیم کوک – مدیر عملیاتی اپل
مهارت‌های مورد نیاز
در این بخش، تقریبا می‌توانید به مهارت های مدیر عملیاتی کیست پی ببرید. به طور کلی مهارت‌های مورد نیاز برای سمت مدیریت، به سه دسته‌ی اصلی تقسیم می‌شوند. مهارت‌های ذهنی، مهارت‌های ارتباطی و مهارت‌های فنی- تخصصی. هر یک از سطوح مدیریت بسته به جایگاهش در هرم، می‌بایست درجه‌ای از این مهارت‌ها را دارا باشد. به طور مثال مدیران ارشد باید از مهارت‌های ذهنی مثل استدلال، حل مسئله، آینده‌نگری و… به طور کامل بهره‌مند باشند. این درحالی است که اصلی‌ترین مهارت‌های یک مدیر در سطح عملیات سازمان، مهارت‌های ارتباطی و فنی است.
در ادامه به شرح چند مورد از این مهارت‌ها می‌پردازیم.
مهارت‌های ارتباطی:
تنها سطح مدیریتی که به طور مستقیم بر عملکرد کارکنان نظارت دارد و در واقع ناظر کیفی خط مقدم است؛ مدیر عملیاتی است. Chief Operating Officer نقش پل ارتباطی بین مدیر ارشد و کارکنان را برعهده دارد. به این صورت که خواسته‌های مدیر را به کارکنان منتقل کرده و از سوی دیگر، نتایج کار را به مدیر گزارش می‌دهد.
چنین فردی جهت انتقال صحیح مطالبات مدیران ارشد به کارکنان می‌بایست از شفافیت گفتار برخوردار باشد. علاوه بر این او به دلیل سروکار داشتن با تعداد زیادی از کارمندان در طول روز، ممکن است مجبور به حضور در جلسات متعددی شود. اگر رسیدگی به مراجعات صورت گرفته در کار او انقطاع ایجاد کرد او نباید دچار سردرگمی گردد.
مدیریت پروژه:
یکی از اصلی‌ترین شاخصه‌های یک مدیر عملیاتی خوب، مهارت در مدیریت پروژه و فرآیندهاست. او برای انجام چنین کاری در ابتدا باید با دید کل نگرانه اندازه پروژه را تعیین کند تا بتواند مدت زمان انجام کار و حدود بودجه را تخمین زند.
یک مدیر عملیاتی، باید مدیریت پروژه بداند
مهارت‌های فنی:
بهترین مدیران عملیاتی دنیا، کسانی بوده اند که سال‌ها در جایگاه کارمندی برای یک سازمان خدمت کرده اند.اگر دوست دارید بدانید که مدیر عملیاتی کیست باید بگوییم، چنین افرادی به طور حتم با جزئیات کار آشنایی کامل دارند و تشخیص نارسایی‌ها برای آن‌ها آسان است. از طرفی داشتن دانش تخصصی و فنی به مدیر عملیاتی این امکان را می‌دهد که ارزیابی دقیقی از کیفیت عملکرد کارکنانش داشته باشد.
شریل سندبرگ – مدیر عملیاتی فیسبوک
مهارت‌های آکادمیک:
یکی از رشته‌های دانشگاهی که می‌تواند یک مدیر عملیاتی خوب را پرورش دهد و در آن به سوال مدیر عملیاتی کیست پاسخ می‌دهد، رشته‌ی MBA است. دانشجویان این رشته با فراگیری مهارت‌های چندگانه مدیریت مثل: آمار و ریاضیات، مالی و حسابداری، تدوین استراتژی و… قادر خواهند بود در جایگاه مدیریت عملیات، ناظر کیفی فرآیندها و عملکرد سازمان باشند.
در انتها می‌توان گفت این مدیر ارشد است که با نگاهی آینده نگرانه قله را می‌بیند. اما کسی که راه رسیدن به قله را می‌سازد و تابلوهای راهنمای مسیر را در جای درست قرار می‌دهد، کسی جز مدیر عملیات نیست!
